Visselblåsare/ Whistleblower
Brinova eftersträvar högsta möjliga ambitionsnivå avseende öppenhet, ärlighet och ansvarstagande. I linje med detta ställningstagande, förväntar vi oss att alla anställda och andra vi arbetar med som hyser allvarliga farhågor om, eller upplever felaktigt agerande eller andra missförhållanden rörande någon del av Brinovas verksamhet gör sin röst hörd och låter ledningen veta detta.
Rapporteringskanaler
I bolaget finns både en intern, och en extern visselblåsningsfunktion vid misstanke om allvarliga missförhållanden, oegentligheter eller överträdelser av personer i nyckelpositioner eller i ledande ställning inom Brinova.
Extern rapportering sker till Advokatfirman Lindahl genom e-post till whistleblowing.brinova@lindahl.se.
Du väljer själv om du vill vara anonym för Advokatfirman Lindahls utredare, eller om du vill säga vem du är. Oavsett avslöjas inga uppgifter om anmälaren om inte du som anmälare gett ditt godkännande till detta.
Arbetsrutin
Vad kan anmälas genom visselblåsarfunktionen?
Brinovas externa visselblåsarfunktion kan användas för att rapportera allvarliga oegentligheter som skulle kunna ha en skadlig inverkan på anställdas hälsa och mående samt på bolagets verksamhet. Hit räknas bland annat:
– ekonomisk brottslighet såsom mutor, korruption, stöld, bedrägeri och förfalskning, bokföringsbrott och annan överträdelse av redovisnings- och skattelagstiftning;
– brott mot konkurrensrättslig lagstiftning, till exempel fastställande av priser, utbyte av priskänslig information eller samverkan om anbud med konkurrenter;
– brott mot reglering om penningtvätt, insiderregler och annan compliancereglering; eller
– andra allvarliga oegentligheter som rör Brinovas vitala intressen eller enskildas liv, hälsa och säkerhet som till exempel allvarliga miljöbrott, brister i säkerheten på arbetsplatsen och allvarliga former av diskriminering och trakasserier.
En anmälan genom visselblåsarfunktionen får endast avse personer i nyckelpositioner eller i ledande ställning inom Brinova. Andra typer av ärenden såsom missnöje med lön, trakasserier, mobbning och liknande eller överträdelser av andra än personer i nyckelpositioner eller i ledande ställning inom Brinova ska inte anmälas genom visselblåsarfunktionen. Sådana ärenden ska i första hand rapporteras till närmaste chef eller HR-ansvarig.
Vilket skydd har den som anmäler oegentligheter?
Brinova kommer tillse att inkomna rapporter och misstankar om oegentligheter blir korrekt och diskret behandlade.
Rapporter genom den externa visselblåsarfunktionen kommer att behandlas anonymt om inte anmälaren gett sitt godkännande till att anmälarens identitet avslöjas. Avseende intern rapportering kommer Brinova i största möjlig utsträckning att respektera anmälares önskemål om sekretess.
Varje anställd som gör ett avslöjande eller yttrar en misstanke enligt denna policy kommer att skyddas mot repressalier om den anställde lämnar informationen i god tro, d.v.s. tror att den är korrekt och inte agerar illvilligt eller lämnar falska anklagelser.
Falska och illvilliga anklagelser
Brinovas målsättning är att upprätthålla största möjliga öppenhet, ärlighet och ansvarstagande i sin verksamhet. Tillräckliga resurser kommer att tillsättas för att utreda varje inkommen anmälan. Det är dock viktigt att den som överväger en anmälan försäkrar sig om att denna är välgrundad. Inga anklagelser får lämnas illvilligt eller med vetskap om att de är falska.
Hur kommer inkomna anmälningar hanteras?
Anmälningar som inkommer genom det externa rapporteringsverktyget tas emot och hanteras av Advokatfirman Lindahl. Advokatfirman Lindahl kommer efter mottagandet att avgöra om den inkomna informationen är av sådan karaktär att den bör hanteras inom ramen för visselblåsarsystemet och föras vidare till Brinovas kommitté för visselblåsning.
Om informationen inte är av sådan karaktär att den kan behandlas inom ramen för systemet, kommer informationen att raderas och inte heller föras vidare internt inom Brinova. Om du har lämnat information om din identitet, kommer du att få information om den bedömning som har gjorts samt information om vart du istället kan vända dig.
För att skydda de individer som är involverade och de som är misstänkta för felaktigt agerande, kommer en inledande utredning utföras i syfte att avgöra om en mer omfattande utredning ska genomföras. Om brådskande åtgärder krävs kan dessa komma att genomföras innan en utredning genomförs.
Återkoppling
Om du gjort en anmälan genom Brinovas externa visselblåsningsfunktion kommer du att få information om ärendets handläggning till den e-postadress du använde när du skickade in din anmälan. Har du lämnat ditt telefonnummer kan Advokatfirman Lindahls utredare komma att ringa upp dig för att ställa kompletterande frågor om din anmälan.
Rätten till information
När information har samlats in, kommer personen eller personerna involverade att informeras. Om det inte är möjligt att lämna informationen omgående, till exempel för att det skulle riskera en kommande utredning, kommer Brinova att lämna ut informationen till involverad person/er först när sådan risk inte längre kvarstår. Involverade person/er ska emellertid informeras så snart det är möjligt, och under alla omständigheter inte senare än då informationen i fråga används. Information måste också lämnas till varje person som efterfrågar om det finns information registrerad om honom/henne. Den information som lämnas ut på begäran får inte avslöja identiteten hos den person som lämnat informationen.
KOMMITTÉN FÖR VISSELBLÅSNING
Brinovas kommitté för visselblåsning består av:
• Malin Rosén, CFO och vVD Brinova Fastigheter (Ordförande)
• Johan Tollgerdt, Styrelseledamot Brinova Fastigheter. Advokat och delägare vid Advokatfirman Lindahl KB.
• Ellen Broomé, HR-ansvarig Brinova Fastigheter
Kommittén för visselblåsning sammankallas när anmälningar om oegentligheter hänskjuts till kommittén. Kommittén ansvarar för att:
• Visselblåsningsfunktionen fungerar i enlighet med denna policy;
• Handlägga och fatta beslut om utredningsåtgärder avseende ärenden som hänskjuts till kommittén;
• Följa upp ärenden och föreslå åtgärder med anledning av avslutade utredningsåtgärder
• Hantera eventuella förbättringsförslag och lägga fram förslag till ändringar av denna visselblåsarpolicy.